Il existe au niveau mondial, des banques de données qui contiennent et référencent une grande partie de la production scientifique. Dans le domaine médical, la base la plus utilisée est la base Medline, dont l’interrogation se fait via son accès Internet gratuit qu’est le serveur Pubmed.
Des logiciels d’interrogation bibliographique existent sur le marché, bien adaptés pour gérer la bibliographie d’un nombre limité de chercheurs. On peut ainsi, par le biais du serveur Pubmed, établir facilement la bibliographie d’une ou plusieurs personnes. Si l’on désire par contre analyser la production d’un groupe plus important (service, pôle, équipe de recherche, …), ces logiciels sont inadaptés et le recensement s’avère en pratique long et fastidieux.

Le logiciel SIGAPS a été conçu pour pouvoir synthétiser très rapidement la production scientifique d'un chercheur, d'un service ou d'un établissement sur une période donnée. A partir d'une liste de chercheurs, il interroge le serveur Pubmed, télécharge et stocke localement les références des articles produits par ces chercheurs. Les données sont alors enrichies par des données provenant d'un annuaire contenant les caractéristiques des chercheurs (affectation, …).

Le logiciel permet par ailleurs d’évaluer qualitativement cette production en examinant les journaux et revues dans lesquels les travaux ont été publiés. La qualité d’une publication est évaluée sur une échelle à 6 niveaux (A, B, C, D, E, NC).

Le logiciel produit de nombreux tableaux et graphiques qui permettent l’analyse de la production scientifique d’un chercheur ou d’une équipe : nombre de publications par an, position dans les auteurs croisée avec la catégorie, évolution cumulée par année et par catégorie, … Le logiciel fournit également une analyse très fine des collaborations qui permet de mettre en évidence les structures impliquées dans la recherche.

Le mode de fonctionnement du logiciel SIGAPS peut être schématisé de la manière suivante :